Autuação fiscal: o que é, de que forma reagir e como prevenir o problema?

A autuação fiscal é a última parte da fase de fiscalização de inconsistências realizada pela Receita Federal. Por meio dela, o Fisco formaliza contra o contribuinte — pessoa física ou jurídica — a exigência do pagamento dos créditos tributários ou multas em pendência. 

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O Sistema Tributário Brasileiro é extremamente complexo e burocrático — e isso não é segredo para nenhum contribuinte. Pessoas físicas e jurídicas encontram-se em meio a uma rede de obrigações fiscais que, por vezes, acaba gerando confusões. 

A grande quantidade de impostos que incidem sobre as empresas brasileiras faz com que diversos erros sejam cometidos ao longo da trajetória: tributos chegam a ser pagos de forma indevida, ou, ainda, se perdem em meio a tantos deveres. 

Nesse momento de fragilidade, o setor tributário começa a se tornar um pesadelo para os empresários — afinal toda atividade fiscal, realizada ou não, é detalhadamente fiscalizada pela Receita Federal e todo contribuinte precisa explicar as razões do erro. Eis que um novo conceito passa a fazer parte da rotina: a autuação fiscal.

Esse é um assunto bastante temido pelos empresários. Entretanto, fique tranquilo: neste conteúdo, vamos explicar o que é essa sinalização do Fisco ao contribuinte, como resolvê-la e, acima de tudo, como evitar o problema. 

O que é uma autuação fiscal?

Para entender o que é uma autuação fiscal, é necessário percorrer o caminho realizado pela Receita Federal com o objetivo de detectar inconsistências. O Fisco possui uma avançada tecnologia de agrupamento de informações e cruzamento de dados para monitorar o contribuinte com rigor — desde os pagamentos de tributos, até as movimentações bancárias. 

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Após essa longa e detalhada fiscalização realizada em esfera nacional, estadual e municipal, sua empresa pode receber uma notificação — também chamada de intimação. Esse documento é uma medida preventiva que irá informar a detecção de alguma irregularidade e o prazo estimado para que possa haver defesa.  

Se, após o período determinado, a defesa não conseguir mostrar provas suficientes e a infração for — de fato — comprovada, o Fisco iniciará o processo administrativo e entregará o auto de infração e determinará a penalidade necessária. 

Diversas falhas tributárias podem gerar uma autuação. Como exemplos, podemos citar:

• Não apresentar as declarações fiscais necessárias, ou apresentá-las com erros, omissões ou informações falsas;
• Descumprir as obrigações acessórias;
• Transportar mercadorias sem nota fiscal;
• Imputar responsabilidades tributárias a outras pessoas.

A autuação fiscal segue um modelo previsto em lei. O conteúdo do documento precisa trazer todas as informações relevantes — com detalhes e comprovações acerca da infração cometida. 

Existem casos em que as empresas não concordam com a conclusão da Receita Federal. Nesse momento, é possível se defender ou realizar o pagamento dentro do prazo pré-determinado, geralmente em 30 dias. 

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Como evitar uma autuação fiscal?

Já deu para perceber que a Receita Federal está atenta a todas as movimentações tributárias do seu negócio, não é mesmo? Portanto, é fundamental manter-se atento para que tudo esteja sempre em dia, e — de preferência — sem falhas. 

Infelizmente, é bastante comum se confundir ao interpretar uma legislação e, sem que haja intenção, descumpri-la. Muitas empresas não possuem um controle rígido das notas fiscais emitidas, ou possuem certo despreparo perante ao Fisco. 

Porém, fique tranquilo. É possível adotar algumas práticas que facilitam a rotina tributária e evitam uma provável autuação fiscal: 

• Tenha um calendário fiscal — e siga-o fielmente: ao visualizar todas as obrigações que precisam ser cumpridas em um determinado período de tempo, você consegue se organizar previamente e, dessa forma, evita atrasos ou esquecimentos. Ah: só não esqueça de, nesse documento, colocar o nome do profissional responsável por cada tarefa, está bem? Parece algo simples, mas essa organização pode salvar a sua empresa de receber um auto de infração;
• Realize auditorias internas: a melhor maneira de fugir de problemas com o Fisco é, além de evitar falhas, perceber a possível existência delas antes que a Receita Federal note o erro e resolvê-las. As auditorias tributárias colaboram para o sucesso dessa estratégia. A análise completa do setor fiscal faz com que todas as informações relevantes sejam avaliadas de forma detalhada, detectando erros e permitindo a solução deles. Você pode ler mais informações sobre a auditoria tributária clicando aqui;
• Capacite a sua equipe: é importante que seu time de profissionais esteja sempre adquirindo conhecimento sobre o assunto. Nós já falamos que a legislação tributária é complexa — mas existe outra informação ainda mais chocante: diariamente, 52 legislações são criadas e/ou modificadas. Ou seja: o que antes era uma regra, hoje pode não mais ser. Portanto, é fundamental que sua empresa esteja em conformidade com as mais atualizadas leis;
• Ao perceber um erro, realize uma denúncia espontânea: mesmo tomando todos os cuidados possíveis, todos estamos sujeitos a errar. No meio tributário, isso acontece bastante. Caso cometa alguma falha, utilize o recurso da denúncia espontânea: notifique o Fisco e evite multas e maiores complicações com o fisco;
• Tenha a tecnologia como sua aliada: a tecnologia é, sem dúvida, uma das maiores ferramentas que você tem à disposição. Portanto, tenha os recursos tecnológicos como grandes amigos e utilize-os para deixar o seu negócio longe de problemas fiscais. Mas não pense que isso necessariamente significa adquirir sistemas complexos: contar com ferramentas simples e objetivas já pode contribuir muito para a saúde fiscal da sua empresa e evitar uma autuação fiscal.

Fui autuado. E agora?

Se mesmo seguindo essas dicas você receber uma autuação fiscal, fique tranquilo: é possível sair dessa situação. 

Você pode, simplesmente, aceitar a multa e pagá-la. Ou, se achar que houve um erro por parte do Fisco, pode iniciar um processo de defesa.

É importante que, ao receber o auto de infração, você comunique o profissional responsável pela área em sua empresa. Dessa forma, ele consegue agrupar todas as informações necessárias para verificar o momento do erro e — se necessário — iniciar a elaboração de um processo de defesa. Pode ser interessante entrar em contato com seu advogado para que ele esteja preparado para uma possível intervenção jurídica. 

Aproveite para, durante o processo, realizar uma perícia contábil para detectar os motivos da falha e, dessa forma, munir-se de informações para dar continuidade à defesa. 

Por último, mas não menos importante, é fundamental que você esteja disposto a colaborar com a investigação. Profissionais receosos geram inseguranças e suspeitas, não é mesmo?

Portanto, seja claro e solícito. Comunique tudo que for necessário para a resolução do caso, pois omitir informações pode prejudicar ainda mais a sua empresa. Dessa forma, garanta que nenhum mal entendido ocorra no processo. 

Com o Tax Group, você previne seus problemas fiscais — não só autuações

Como você viu neste post, é preferível dedicar um pouco mais de esforço e manter a empresa regularizada, em dia com as suas obrigações, e evitar problemas como a autuação fiscal. Tecnologias tributárias como o Tax Group fazem com que sua empresa seja constantemente monitorada antes do lançamento das informações para o Fisco.

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