Você sabe o que é compliance tributário?

Compliance tributário se refere a um conjunto de práticas que buscam garantir o efetivo cumprimento das normas fiscais que regem um negócio, a fim de protegê-lo contra riscos e autuações. O termo deriva do verbo “to comply”, em inglês, que justamente quer dizer cumprir, obedecer, agir de acordo. 

Mais de 70 tributos vigentes — entre impostos, taxas e contribuições —, uma média de 52 alterações nas normas fiscais a cada dia útil, uma carga tributária que equivale a 35,17% do PIB e procedimentos fiscais tão burocráticos que exigem 1.501 horas por ano para serem cumpridos. Essa é a realidade tributária com a qual os empreendedores brasileiros precisam lidar. Ou melhor, esse é um pequeno extrato dela, pois os desafios de se cumprir com o dever fiscal em nosso país vão muito além desses exemplos. 

E em um cenário tão repleto de complexidades como esse, apenas uma coisa é certa: erros irão acontecer. 

Por não conseguirem acompanhar todas as mudanças que ocorrem na legislação tributária brasileira, muitos empresários acabam por se equivocarem em suas rotinas fiscais. Os casos mais comuns envolvem pagamentos excedentes ou insuficientes de tributos, o que pode resultar em custos extras, na primeira hipótese, ou em autuações por parte do Fisco, na segunda. 

E na tentativa de se proteger contra tais problemas, esses empreendedores têm intensamente buscado por maneiras de fortalecer as estruturas fiscais de seus negócios. Nesse contexto, a prática de compliance tributário tem se tornado cada vez mais relevante. 

E neste artigo, iremos te explicar o porquê. 

O que é Compliance Tributário?

Derivado do verbo inglês “to comply” (cumprir, agir de acordo), “compliance” se refere ao dever de estar em conformidade com leis, diretrizes e regulamentos. No mundo corporativo, o termo designa uma política ou conjunto de medidas que buscam evitar riscos para um negócio justamente a partir do adequado cumprimento das normas que o regem.

Com isto dito, podemos, portanto, entender compliance tributário como conformidade tributária, se tratando de uma série de práticas que procuram garantir a conformidade de uma empresa com a legislação fiscal. Estas, por sua vez, podem ser ferramentas — tecnológicas ou não — , sistemáticas, metodologias, planejamentos, entre muitas outras coisas. 

Qual o objetivo e importância do compliance tributário?

Imagine o seguinte: o setor de faturamento de uma empresa cometeu um erro na emissão de uma nota fiscal. Felizmente, tal erro foi visto e corrigido a tempo, não gerando nenhuma complicação extra para a empresa. 

Mas o que acontece nos casos em que um equívoco semelhante não for percebido? Como saber se erros assim não ocorreram outras vezes? E se a Receita Federal notar inconsistências nas notas fiscais de um negócio e, antes que ele possa corrigi-las, autuá-lo por isso? Como evitar que erros dessa ordem voltem a acontecer?

O exemplo de uma falha no momento da emissão de uma nota fiscal é simples, mas pode ajudar a entender por que a prática de compliance tributário é tão importante. Basta trocar a nota fiscal por uma guia de pagamento de tributos ou por uma declaração de obrigação acessória, por exemplo. Se esses documentos forem preenchidos e enviados com erros ao Fisco, a menor das complicações para o empresário será o custo extra com impostos. Ele poderá cair na malha fina da Receita, ser investigado e multado. 

E é justamente para evitar esse tipo de situação que serve o compliance tributário.

Por meio dele, é possível exercer um controle mais efetivo sobre todos os procedimentos fiscais de um negócio, não apenas descobrindo inconsistências em tempo hábil, mas também identificando as razões por trás delas. Se é um funcionário sobrecarregado ou um sistema desatualizado o motivo pelo qual um erro fiscal ocorreu, é o compliance tributário quem o dirá. Dessa forma, essa prática permite prevenir e mitigar falhas, bem como orienta ao desenvolvimento de estratégias mais assertivas para melhorar a gestão e a eficiência tributária de um empreendimento. 

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Quais as vantagens do compliance tributário?

Um dos maiores benefícios que o compliance tributário pode oferecer às empresas, como já foi possível ver, é a redução dos riscos fiscais. Sem contar com ferramentas e sistemas que proporcionem uma melhor administração de atividades tributárias, um negócio se encontrará exposto a ocorrência de falhas que poderão afetar seu faturamento e toda a sua estrutura. 

E esse é justamente outro ponto que mostra as vantagens do compliance tributário. Por meio dele, também é possível reduzir custos. Isso porque tendo um melhor acompanhamento das mudanças que ocorrem na legislação fiscal brasileira, bem como exercendo um melhor controle sobre os registros fiscais, torna-se muito mais fácil evitar a perda de recursos resultante de pagamentos tributários maiores que o devido.

Para além disso, essa prática ainda garante otimização de processos — poupando o tempo do empresário e de seus funcionários — e agrega valor de mercado aos negócios, posto que empresas com boas estruturas fiscais não apenas se destacam entre a concorrência, por ganharem no fator competitividade, mas também atraem mais olhares de investidores, seja em nível nacional ou internacional. 

Como implementar o compliance nas empresas?

Aplicar medidas de compliance tributário em uma empresa é algo que exige bastante empenho, posto que se trata de um processo que nunca termina e que deve sempre ser aprimorado. Dito isto, a implementação dessa prática se divide, no geral, em quatro etapas:

1. Comprometimento: em primeiro lugar, é preciso reconhecer a necessidade e o interesse por implementar medidas de compliance tributário. E essa fase é justamente sobre isso. Ela consiste na decisão de um empresário por mudar a forma como seu negócio lida com questões fiscais, bem como se refere a um processo de alinhamento das expectativas da empresa com aquilo que a prática de compliance pode proporcionar;

2. Implementação: nesta etapa, o projeto de fato começa. São identificadas as dores do negócio, levantadas ideias de como elas podem ser sanadas, feitos orçamentos de ferramentas que poderão ajudar no processo, realizados planejamentos para orientar a aplicação de mudanças, formadas equipes para aplicá-las e estabelecidas metas de curto e longo prazo;

3. Monitoramento: é a fase em que o cumprimento das novas práticas é supervisionado, a fim de garantir que o projeto surtirá os efeitos desejados;

4. Melhoria Contínua: como seu nome já indica, esta etapa é aquela em que se busca aperfeiçoar as medidas de compliance implementadas. Após uma análise meticulosa, são identificados os pontos de evolução e os pontos que ainda precisam ser desenvolvidos para assegurar a conformidade da empresa com as legislações fiscais ao longo do tempo.

Quais são as melhores medidas de compliance para implementar?

Não existe uma fórmula que indique exatamente quais são as medidas de compliance tributário que uma empresa deve implementar. Isso porque cada negócio possui suas particularidades e qualquer ação para melhorar a eficiência de sua administração fiscal deve levá-las em conta. No entanto, existem algumas dicas que podem servir como ponto de partida no momento de se pensar em estratégias de compliance.

É possível começar de forma simples, montando uma agenda tributária para monitorar os prazos de envio das obrigações fiscais principais e acessórias, por exemplo. Isso permite aprimorar o processo de entrega das informações ao Fisco, evitando que os dados sejam transmitidos de forma inconsistente.

Um passo intermediário pode ser a busca por ferramentas que proporcionem um melhor controle sobre as rotinas fiscais do negócio, como sistemas de gestão integrada, a exemplo dos ERPs, ou mesmo softwares especializados em gestão fiscal. Depois disso, é possível começar a desenvolver planejamentos mais robustos, delegando tarefas, montando um cronograma para a execução destas e estabelecendo objetivos mais específicos.

O que vale ressaltar é que existem diversas alternativas disponíveis para quem procura por mais compliance tributário e, uma vez analisadas as necessidades e prioridades do negócio com muita cautela, a escolha pela ideal será um resultado natural. Mas caso você enfrente dificuldades no processo ou não saiba muito bem como começá-lo, não hesite em buscar ajuda. Contando com o suporte especializado no assunto, você manterá a sua empresa segura e poderá garantir que qualquer prática de compliance implementada será bem sucedida.

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Ah, e se quiser aprender mais sobre como cuidar da área tributária do seu negócio, vale a pena conferir o artigo que fizemos sobre a importância da gestão fiscal. Você também pode explorar o nosso blog e descobrir muitos outros conteúdos como esse!