Gestão de tempo para contadores: 3 dicas para render mais
Aprenda a administrar melhor o seu tempo e a otimizar suas rotinas contábeis
Realizar uma gestão de tempo eficiente é um dos maiores desafios que os contadores precisam enfrentar no dia a dia. Mas com as dicas certas, é possível, sim, encontrar formas de administrar melhor esse recurso, otimizando rotinas e aumentando a produtividade.
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Se você perguntar a qualquer profissional, independentemente da área em que ele atue, qual é o recurso que ele considera mais importante para a realização do seu trabalho, muito provavelmente irá se deparar com a seguinte resposta: tempo. Embora seja intangível, o tempo é o ativo mais valioso de que qualquer pessoa pode dispor. E isso tem um motivo simples: diferentemente de coisas como dinheiro, o tempo é limitado.
Mais do que isso, ele não pode ser comercializado ou estocado. Todos nós temos a mesma quantidade de 24 horas diárias para viver e trabalhar, e a única forma de conseguirmos tirar o máximo proveito delas é aprendendo a organizar melhor as nossas rotinas.
E, se você é contador, deve conhecer essa realidade muito bem. Com tantas — e tão difíceis — demandas para lidar no dia a dia, é impossível simplesmente seguir sem nenhum planejamento; sem nenhuma estratégia para realizar uma gestão de tempo mais eficiente.
Mas fique tranquilo! Pensando em ajudar você e outros contadores que enfrentam esse mesmo problema, nós fizemos este texto. Nele, você irá conferir 3 dicas práticas e simples para administrar melhor as suas tarefas, otimizar o desempenho do seu escritório e aumentar a sua produtividade. Confira!
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O que é gestão de tempo?
Antes de começarmos a oferecer dicas sobre gestão de tempo, é importante explicar exatamente o que é esse conceito. E, de forma resumida, gestão de tempo, conforme o próprio nome indica, é a prática por meio da qual se busca organizar atividades e responsabilidades de acordo com o tempo que se tem disponível para executar e cumprir cada uma delas.
É uma ferramenta simples, absolutamente sem custos, que está à disposição de todo e qualquer profissional, podendo se apresentar de diversas formas, desde a utilização de um calendário digital até a adoção de sistemas mais complexos para saber quantas horas se gasta em cada tarefa e estabelecer metas para aumentar a produtividade.
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Por que a gestão de tempo é importante?
Conforme falamos, o tempo é o recurso mais precioso que possuímos — tanto em nível pessoal quanto profissional. E para não desperdiçar algo tão importante assim, é preciso investir em maneiras de melhor gerenciá-lo.
E mais do que simplesmente tentar encaixar responsabilidades dentro de um limite de 24 horas, a gestão de tempo serve para garantir uma melhor qualidade de vida e, consequentemente, um melhor desempenho profissional, transformando o modo como enxergamos as nossas obrigações e lidamos com elas.
Para quem é contador, isso é extremamente importante, principalmente porque, nessa profissão, é preciso lidar com um alto volume de burocracias e cumprir uma série de prazos para garantir que os negócios e as finanças dos clientes atendidos estejam sempre em segurança. E sem uma organização eficiente, é fácil cair na armadilha de trabalhar mais do que se deve ou mesmo se confundir em relação aos prazos, o que pode ser bastante prejudicial tanto para o êxito no trabalho, quanto para os clientes.
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Como gerenciar melhor o tempo para aumentar a produtividade na área contábil
Uma das grandes demandas do nosso século é o aumento dos índices de produtividade. Com o avanço da tecnologia, ficamos cada vez mais acostumados a executar tarefas de forma rápida e em volumes muito mais altos do que nos permitia anteriormente o trabalho manual, adquirindo, dessa forma, a tendência de sempre nos cobrar o máximo rendimento possível.
E essa verdade também se aplica aos contadores. Não há nenhum deles que não busque ser mais eficiente e assertivo em suas entregas, fazendo mais em menos tempo, e sem comprometer a qualidade do serviço prestado. E ainda que não seja possível contar com fórmulas mágicas para alcançar esse objetivo, é possível seguir algumas dicas simples para otimizar o desempenho na área contábil.
1. Defina horários
Produtividade não é sinônimo de trabalho incansável — por mais que muitos acreditem nisso. Para render mais sem comprometer a qualidade, é indispensável ter momentos de pausa, tanto física quanto mental.
Sacrificando intervalos, sono e os horários das refeições, por exemplo, você poderá até concluir mais projetos, mas correrá um risco muito alto de prestar serviços com baixa qualidade, cometendo falhas em suas entregas. E falando da contabilidade, qualquer mínimo erro pode gerar consequências bastante graves — para a sua reputação profissional e para o seu cliente.
Para evitar isso, procure então definir horários bem específicos para o seu trabalho, já considerando as suas necessidades de descanso e lazer, e não deixe de comunicar seus sócios e clientes, a fim de prevenir chamados durante os seus momentos de folga. Válido lembrar que isso não necessariamente significa que você estará impedido de fazer horas extras para cumprir o prazo de um projeto ou de atender uma ligação fora do expediente vez ou outra. O propósito dessa instrução é apenas lhe fazer perceber que uma gestão de tempo eficiente é aquela que aumenta a sua produtividade não prejudicando a sua saúde, mas contribuindo para a sua qualidade de vida.
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2. Estabeleça prioridades
Declarar impostos, enviar relatórios, emitir notas fiscais, manter todos os registros contábeis de um negócio em dia… São muitas as tarefas que compõem a lista diária de obrigações de um contador. E para não se perder entre elas, acabando por deixar em primeiro plano demandas que não são tão urgentes, é preciso estabelecer prioridades.
Mas para que esse processo seja executado com facilidade, antes é preciso fazer outras duas coisas: elencar todas as tarefas que se tem a cumprir e criar um calendário com os prazos de cada uma delas. Com esses dados nitidamente dispostos, a tarefa de eleger prioridades será bastante simples e natural, beneficiando em muito a sua gestão de tempo.
Você poderá perceber, por exemplo, que não precisa se preocupar em concluir todas as suas demandas em um único dia, semana ou mês. Irá ver que algumas delas, mesmo que mais antigas em sua pauta, podem esperar um pouco mais para serem concluídas, enquanto outras, ainda que mais recentes, precisam de preferência.
Uma ideia interessante é criar um ranking de prioridades, elaborando um sistema de pontos para cada tarefa. Em uma classificação que utiliza os critérios numéricos de 1 a 5 para indicar a relevância de cada demanda, por exemplo, você pode estabelecer que a emissão de notas fiscais é uma prioridade de nível 2 e a entrega da declaração de uma obrigação acessória é uma prioridade nível 4. E levando a sua lista de tarefas para uma planilha, já com a informação de prazos e da categoria em que ela se encontra em seu ranking, você poderá simplesmente fazer um filtro de data e classificação, a fim de identificar quais tarefas deve cumprir em um determinado período.
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3. Aposte em ferramentas tecnológicas
A tecnologia é uma das maiores aliadas dos profissionais hoje. E na hora de montar um planejamento de gestão de tempo, essa certeza se mantém: você pode e deve apostar no tecnológico.
E quando falamos sobre isso, não estamos necessariamente nos referindo a altos investimentos ou à aquisição de softwares muito sofisticados. Com a ajuda de ferramentas e aplicativos simples, você já consegue otimizar o gerenciamento do seu tempo e tarefas de forma bastante significativa, melhorando o seu desempenho profissional.
Para ajudar, até mesmo selecionamos alguns desses dispositivos para lhe apresentar como exemplo:
- Trello: um dos mais famosos quando se trata de gestão de tarefas, o Trello é uma ferramenta bastante simples de usar e que permite organizar atividades de forma objetiva e prática. Ele funciona no formato de um quadro, o qual você pode dividir em colunas, como quiser, e criar cards com as informações detalhadas do que precisa fazer — prazo, método de entrega, nome do cliente relacionado, etc..
- Time Doctor: para os contadores que buscam saber exatamente quanto tempo gastam realizando cada tarefa do dia, este aplicativo é uma ótima escolha. Funciona assim: criando uma lista de atividades a cumprir, cada item ganha um temporizador próprio, o qual pode ser acionado no momento em que a tarefa em questão for iniciada. Com isso, a ferramenta irá contabilizar cada segundo gasto em função daquela demanda, emitindo relatórios detalhados sobre o processo de execução — como pausas, por exemplo.
- Remember the milk: este aplicativo, cujo nome em português significa “lembre do leite”, fazendo uma brincadeira em relação às múltiplas vezes em que as pessoas vão ao supermercado e esquecem de algum item, é uma verdadeira mão na roda para os contadores que buscam uma maneira prática para lembrar de suas obrigações. Por meio da ferramenta, é possível criar notas para os mais variados tipos de compromissos, como a data de declarar impostos, por exemplo. Cada uma dessas notas é vinculada a uma agenda digital e passam a ser enviadas no formato de lembretes para o celular ou e-mail do usuário — conforme a necessidade.
Todos esses aplicativos têm versão gratuita, sendo bastante intuitivos e fáceis de usar. No entanto, para contadores que buscam soluções mais robustas para gerenciar melhor o tempo e otimizar as rotinas do escritório, nós sugerimos buscar por tecnologias voltadas especificamente para a área contábil, como sistemas pensados para facilitar o processo de cálculos tributários e o controle das rotinas fiscais.
O Taxfy, o nosso big data fiscal, por exemplo, pode ser uma alternativa bastante interessante. Contando com essa plataforma diferenciada de gestão tributária em seu portfólio contábil, você poderá aumentar a sua produtividade, executando projetos com muito menos esforço e em um tempo muito menor, bem como poderá ainda atrair e atender novos clientes, demonstrando um diferencial bastante positivo em relação à concorrência.
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